¿Sabes enviar una invitación de tu evento a una autoridad?

El envío de invitaciones a autoridades públicas y privadas debe seguir un protocolo para que las mismas tengan éxito. Conoce a través de esta pequeña entrada los errores más comunes que se suelen cometer y los pasos importantes para que tu invitación tenga una buena acogida.


Cuando organizas un evento deportivo, ya sea un campus de un deporte en concreto, una carrera popular, un torneo 3x3 o un maratón de fútbol sala, debes siempre tener en cuenta un apartado muy especial, las invitaciones a las autoridades.

Las invitaciones deben cumplir ciertos requisitos de protocolo, estar redactadas en un formato concreto y ser dirigidas a las personas clave.

Existen dos tipos de autoridades, las correspondientes a las administraciones públicas o ámbito político, aquí encontraríamos autoridades de nivel local (alcalde y concejales), nivel provincial (diputados y presidente diputación), nivel autonómico (presidente gobierno autonómico y secretarios generales o consejeros) y autoridades de ámbito nacional e internacional, presidente de gobierno, vicepresidentes, etc.

Un segundo tipo de autoridades son las correspondientes al sector privado, no menos importantes que las anteriores, dado que los eventos en muchas ocasiones están más financiados por el sector privado que el público. Podríamos invitar a directores de empresas, presidentes de clubes o entidades deportivas, etc. 

Un error común es no enviar invitación a aquellas autoridades que no apoyaron el evento

Es cierto que muchas veces nos produce una sensación de impotencia el hecho de que nuestra petición de colaboración sea rechazada, pero eso no debe ser motivo para romper unas relaciones con las diferentes personas que representan a entidades privadas y administraciones públicas. La invitación debe ser enviada para que esta persona observe que no guardamos rencor y que por supuesto queremos contar con su presencia de igual forma en el evento. Seguramente no asistan a los diferentes eventos pero dejaremos una puerta abierta para futuras colaboraciones.

El envío de invitaciones a las autoridades presenta diversos objetivos

El envío de las invitaciones a autoridades forma parte de las tareas a realizar en lo que se denomina acciones a corto plazo. Los objetivos de estas invitaciones son diversos algunos de ellos son estos:

- Invitar a las autoridades a formar parte del Comité de Honor del evento.

- Invitar a las autoridades a la rueda de prensa de presentación del evento.

- Invitar a las autoridades a presenciar el evento.

- Invitar a las autoridades a la entrega de premios del evento.

- Invitar a las autoridades a la ceremonia de apertura y clausura del evento.

 

¿Cómo y a quién dirijo mi invitación?

 

La invitación debe enviarse tanto por correo electrónico como por correo ordinario, y siempre tras pasar varios días debemos llamar para cerciorarnos de que fue recibida por la persona destinataria. Existe un error que se produce muchas veces en la administración y que es el siguiente. El organizador del evento remite una invitación al alcalde, y tras varios días la secretaría del alcalde le comunica que no puede asistir. El error, si no te has fijado, consiste en que si nosotros remitimos una invitación al alcalde, es el alcalde el que debe contestarnos, no la secretaría del alcalde. Por tanto, lo correcto sería recibir una carta del alcalde indicando su agradecimiento por la invitación y disculpando su ausencia. 

Debes calcular muy bien los plazos de envío de las invitaciones, ya que en ocasiones algunas instituciones demoran mucho en contestar, tal como es el caso de la Casa Real, que puede oscilar entre 15 y 60 días.

Qué incluyo en una invitación a una autoridad

Hay unas partes básicas de toda invitación, después cada organizador puede ampliar el contenido de la misma con información secundaria. Pero lo importante es que cotejes estos puntos:

  • Nombre de la persona destinataria de la invitación y cargo desempeñado.
  • Logotipo/imagen corporativa del evento.
  • Nombre y cargo de quién realiza la invitación.
  • Concepto para qué se invita a la persona 
  • Lugar, día y hora del evento.
  • Plazo de confirmación de aceptación y medio utilizado para confirmar (email, tlf. etc.).
  • Web para más información sobre el evento.

Podemos utilizar el reverso de la invitación para ubicar un mapa de la zona del evento, indicar donde está ubicado el parking de autoridades, tribuna, etc

 

 

 

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